Henna Alppivuori
Senior Manager Community Management and Training
+358 40 069 4200 henna.alppivuori@dfhk.fi
Muodollisuus ensin
Saksassa muodollisuus on sähköpostiviestinnän lähtökohta. Ensimmäinen viesti aloitetaan lähes aina muodollisella tervehdyksellä (Sehr geehrter Herr Schneider), ja titteleitä käytetään tarkasti – tohtorinarvo (Dr.) mainitaan lähes poikkeuksetta, onhan se osa nimeä. Sinutteluun siirrytään vasta, kun siitä on sovittu.
Suomessa tyyli on huomattavasti rennompi: etunimellä puhuttelu ja suoraan asiaan meneminen on tavallista jo ensikontaktissa. Saksalaiselle tämä voi vaikuttaa liian tuttavalliselta. Ensivaikutelma paranee huomattavasti, kun suomalainen viesti on aluksi muodollinen ja selkeästi jäsennelty.
Rakenne ja sisältö
Saksalaiset sähköpostit ovat yleensä pidempiä ja perusteellisempia. Niissä kerrotaan taustatiedot ja perustelut ennen varsinaista pyyntöä tai päätöstä. Tavoitteena on antaa vastaanottajalle kaikki tarvittavat tiedot yhdellä kertaa.
Suomessa sähköpostit ovat usein tiiviitä ja sisältävät vain pääasian. Tämä toimii kotimaisessa viestinnässä, mutta Saksassa voi tuntua, että tärkeää taustaa puuttuu. Selkeyttä ja luottamusta rakentaa se, että viestiin liitetään hieman enemmän kontekstia ja perusteluja.
Tervehdykset ja lopetukset
Saksassa jokainen sähköposti päättyy muodolliseen loppuun, kuten Mit freundlichen Grüßen, ja allekirjoituksessa on täydet yhteystiedot. Suomessa lopetus voi olla lyhyempi ja allekirjoitus yksinkertaisempi.
Vastausajat ja aikakäsitys
Nopea reagointi on tärkeää molemmissa maissa, mutta Saksassa perusteellinen vastaus voi viivästyä, koska asia kierrätetään usein useiden päätöksentekijöiden kautta. Suomalaiset odottavat yleensä vastausta nopeammin, ja väliaikatieto riittää. Saksalaisillekin on hyvä lähettää nopea kuittaus viestin vastaanotosta, jos varsinainen vastaus vaatii aikaa.
Käytännön vinkit
- Aloita muodollisella tervehdyksellä ja käytä titteleitä.
- Perustele päätökset ja pyynnöt huolellisesti – vähän pidempi viesti on parempi kuin liian lyhyt.
- Jäsennä viesti selkeästi ja käytä kappalejakoa.
- Käytä täydellistä allekirjoitusta, jossa on kaikki yhteystiedot.
- Vastaa nopeasti, vaikka vain vahvistaaksesi vastaanoton.
Hyvin laadittu sähköposti ei ainoastaan välitä tietoa vaan luo luottamusta ja vahvistaa yrityksesi mainetta. Kun huomioit nämä erot, yhteistyö saksalaisten kumppaneiden kanssa sujuu jouhevammin ja väärinymmärrysten riski pienenee.
Seuraava liiketoimintakulttuurieroihin keskittyvä "Myy tehokkaasti Saksaan" -koulutus järjestetään 11.11.2025 klo 9-12.30.
Kiinnostuitko?